Behovsavklaring
Vi som politikere må være bevisst hvilke føringer vi gir i forbindelse med budsjettprosessen. Jo tidligere man kommer på banen med krav som bidrar til grønn omstilling, jo enklere er det å få produsert riktige anbudsdokumenter.
Knut Hvithammer
Ordfører Sør-Odal og leder regionrådet 2021Formål
Etter å ha lest denne siden har du som politiker og leder med innkjøpsansvar lært:
- Å avklare om et anskaffelsesbehov bør lede til en sirkulær anskaffelse.
- Å forstå hvordan sirkulære anskaffelser hjelper kommunen til å lykkes med klima- natur og bærekraftsmål.
- Å forankre behov for sirkulære anskaffelser i kommunale styringsdokumenter.
- Å fremme sirkulærøkonomiske prinsipper som en del av verbalforslagene knyttet til budsjettet.
Steg 2: Foreligger det "grønne" føringer?
Kommunen (eller regionen i felleskap) kan allerede ha forankret noen strategiske føringer som fremmer grønne innkjøp og sirkulærøkonomi. Disse kan du blant annet finne i økonomireglementet, klima- og miljøstrategi, miljøpolicy (Miljøfyrtårn), næringsstrategi eller innkjøpsstrategi. Hvis det ikke er gitte føringer, kan du som politiker eller leder stille krav som kan tas med i behovsutredningen. Det kan f.eks være at man skal gjenbruke mins 50% av eksisterende bygningsmasse eller at objektet skal inneholde resirulert materiale/eller kunne resikruleres.
Steg 3: Verifisering av behov/utarbeide mandat for anskaffelse
Før behovet meldes inn i budsjettprosessen, skal det foretas en behovsverifisering, og konkluderes med at behovet ikke skal løses på andre måter (kjøp, leie mv.). Saksutreder/Innkjøpsansvarlig gjennomfører i denne fasen en behovsutredning med spesifikasjon på høyt nivå, lager forventet kostnadsramme, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet (rente - og avdragsutgifter, drifts - og framtidige vedlikeholdsutgifter) og en framdriftsplan.
Steg 4: Vedta anskaffelse (budsjett). Bruk av verbalforslag
Når man har fått overordnede fakta og altertnativ på bordet, er det viktg at du som politiker er godt forberedt på hvilke spørsmål du skal stille til investeringsforslag. Bruk muligheten til å komme med verbalforslag som omhandler sirkulærøkonomi. Verbalforslag er skriftlige forslag som legges fram i forbindelse med behandling av budsjettsaker, og hvor det ikke fremmes konkrete økonomiske alternativer til de konkrete budsjettpostene.
Læringspunkter
Etter dette steget har du som politiker og leder blant annet lært:
- Å stille kritiske spørsmål til hva som er behovet bak en anskaffelse for å identifisere muligheter for ombruk, avfallsforebygging eller leie av tjenester. For eksempel handler behovet om å kjøpe kjøretøy eller muliggjøre mobilitet? Trenger du innkjøp av lysarmaturer, eller bare tjenesten lys?
- Hvordan begrunne og forankre føringer som fremmer sirkulærøkonomi i kommunens styringsdokumenter.
- Å planlegge sirkulære anskaffelser lang tid før et budsjettår slik at politikerne har mulighet til å vedta større sirkulære anskaffelser for kommende års budsjett. Politikernes innkjøpsmakt benyttes allerede i denne fasen, det gjelder selv om man har forhandlet frem rammeavtaler.
